مدیریت پروژه چیست؟ مراحل اجرای پروژه

مدیریت­­ ‌پروژه به معنی برنامه ریزی، اجرا و تکمیل پروژه­‌ است. مدیران پروژه با استفاده از مجموعه‌ای از روش‌­ها، فرآیندها و ابزارها برای هدایت تیم‌­های خود و مدیریت منابع به آن دست می‌­یابند.

امروزه اکثر متخصصان مدیریت پروژه از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه‌ها استفاده می‌­کنند.از نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان و تقویم‌های ما برای ایجاد زمان‌‌بندی پروژه و کار با در دسترس بودن منابع در لحظه استفاده نمایید. برای درک بهتر مراحل اجرای پروژه، می‌توان آن را به 10 حوزه کلیدی تقسیم کرد. که به عنوان حوزه‌های دانش مدیریت پروژه نیز شناخته می‌­شوند.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه

اصطلاح حوزه‌­های دانش مدیریت پروژه برای توصیف تمام جنبه‌های مختلف یک پروژه که نیاز به مدیریت دارند استفاده می‌شود. مدیران پروژه مسئولیت نظارت بر این حوزه‌ها را بر عهده دارند، بنابراین از تمامی ابزارها، روش‌­ها و منابعی که در اختیار دارند نیز استفاده می‌­کنند.

در اینجا فهرستی از تمام 10 حوزه دانش مدیریت پروژه وجود دارد، که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) در قالب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) بیان گردید. 

• مدیریت یکپارچه سازی: با استفاده از فرایندها و روش‌های مختلفی، مدیریت پروژه را جهت ایجاد یک استراتژی واحد که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با یکدیگر بهتر کار کنند، انجام می‌دهد. این فرآیند کار تیمی را تقویت می‌کند و اطلاعات را برای وضوح بیشتر هماهنگ می‌­سازد.
• مدیریت محدوده: وظایف پروژه، تحویل‌پذیرها و نقاط عطف پروژه از طریق فرآیندی که شامل جمع‌‌آوری نیازمندی‌های ذینفعان، ایجاد ساختار تفکیک کار (WBS) و سپس نظارت و مدیریت تغییرات است نیز شناسایی، تعریف و کنترل می‌شوند.
• مدیریت زمان‌بندی: جزئیات نحوه ایجاد، مدیریت و نظارت بر برنامه زمان‌بندی پروژه، بخشی از مرحله برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است و یک جدول زمانی واقع‌بینانه برای دستیابی به اهداف پروژه ایجاد می‌کند.
• مدیریت هزینه: به فرآیندی اطلاق می‌­شود که برنامه‌ریزی و کنترل هزینه‌های مربوط به یک پروژه را مدیریت می‌کند. این به معنای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش هزینه­‌ها برای پیش‌بینی و نظارت بر بودجه پروژه است تا از هزینه‌های اضافی جلوگیری گردد.
• مدیریت کیفیت: به نظارت بر کلیه فعالیت‌های مربوط به ایجاد محصولات تحویلی پروژه برای اطمینان از برآورده شدن انتظارات کیفیت نیز مدیریت کیفیت می­‌گویند. این کار با ادامه اندازه‌گیری کیفیت در طول اجرای پروژه و اصلاح هرگونه انحراف از انتظارات کیفیت نیز انجام می‌پذیرد.
• مدیریت منابع: با تخصیص مجدد منابع در صورت نیاز، بیشترین بهره را از افراد، مواد و تجهیزات مورد نیاز برای اجرای پروژه خود ببرید.

• مدیریت ارتباطات: به فرآیندهای مختلفی که برای ارائه پیام‌های واضح در یک پروژه استفاده می‌شوند نیز مدیریت ارتباطات می‌گویند؛این فرآیند شامل ایجاد کانال‌ها، فرکانس و ارسال صحیح پیام‌ها برای اطمینان از دریافت به موقع و درک آن‌ها است
• مدیریت ریسک: به عملیات شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش خطرات در پروژه شما (خواه این خطرات منفی برای اجتناب باشند یا خطرات مثبت برای بهره‌برداری باشند) نیز مدیریت ریسک می­گویند.
• مدیریت تدارکات: ایجاد و حفظ روابط با منابع خارجی مورد نیاز در پروژه شما را مدیریت تدارکات می‌­گویند؛ این فرایند شامل فروشندگانی می‌­شود که محصولات و خدمات مورد نیاز برای دست‌یابی به اهداف پروژه را می‌­فروشند.
• مدیریت تدارکات: ایجاد و حفظ روابط با منابع خارجی مورد نیاز در پروژه شما را مدیریت تدارکات می‌­گویند؛ این فرایند شامل فروشندگانی می‌­شود که محصولات و خدمات مورد نیاز برای دست‌یابی به اهداف پروژه را می‌­فروشند.
• مدیریت ذینفعان: شناسایی ذینفعان پروژه، تعیین انتظارات و نفوذ آن‌ها و سپس توسعه استراتژی برای مدیریت آن‌ها و به روز و پیشرفته نگه داشتن آن‌ها متناسب با متد روز نیز مدیریت دینفعان اطلاق می‌گردد.

این حوزه­‌های دانش مدیریت پروژه باید از ابتدا تا انتهای پروژه‌­های شما مدیریت شوند. تمام پروژه­‌ها از مراحل یکسانی عبور می‌­کنند که این مراحل به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه نیز شناخته می‌­شود.

چرخه حیات پروژه

چرخه حیات مدیریت پروژه شامل پنج مرحله: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و تکمیل پروژه است. که به عنوان گروه­‌های فرآیند مدیریت پروژه نیز شناخته می‌­شوند.

اصطلاح گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) ابداع شد و به طور گسترده در صنعت مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌­گیرد. برخی از نویسندگان از مترادف­‌هایی مانند چرخه حیات پروژه یا فرآیند مدیریت پروژه یا مراحل انجام پروژه استفاده می‌­کنند.

محدودیت سه گانه مدیریت پروژه

محدودیت سه گانه که به عنوان مثلث مدیریت پروژه یا مثلث آهنی نیز شناخته می‌­شود، به مرزهای زمان، محدوده و هزینه‌ای اشاره دارد که برای هر پروژه اعمال می‌­گردد. در ادامه مقاله نحوه عملکرد آن‌­ها را با هم مرور می‌کنیم.

1. زمان: لازم است مدیران پروژه زمان مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را تخمین بزنند. برای این کار از ابزارهای زمان‌بندی پروژه مانند نمودارهای PERT یا روش مسیر بحرانی استفاده می‌­کنند. همچنین این فرآیند لازم است در طول مراحل ابتدایی و برنامه‌ریزی چرخه حیات پروژه انجام شود تا یک برنامه زمان‌بندی شامل مدت زمان تمام فعالیت­‌ها ایجاد گردد.
2. وسعت پروژه: وسعت پروژه به تمام کارهای لازم برای تکمیل یک پروژه اشاره دارد. لازم است این محدوده در مرحله برنامه‌ریزی با استفاده از ساختار تفکیک کار شناسایی شود. اگر وسعت پروژه در طرح پروژه تعریف نشده باشد، می‌­تواند باعث شکست پروژه شود که این فرآیند به عنوان خزش محدوده نیز شناخته می‌شود.
3. هزینه‌­ها: هزینه­‌های زیادی در ارتباط با یک پروژه وجود دارد. مدیران پروژه مسئول برآورد، بودجه بندی و کنترل هزینه‌­‌ها هستند تا پروژه در حد بودجه مصوب به اتمام برسد.

مدیران پروژه می‌­توانند بین این سه محدودیت تعادل ایجاد کنند. به عنوان مثال، می‌­توانید تعداد فعالیت‌ها را در محدوده پروژه خود افزایش دهید، اما این بدان معناست که زمان کمتری خواهد داشت و هزینه­‌ها برای هر پروژه بیشتر خواهد بود.

اکنون که ضروری­‌ترین مفاهیم مدیریت پروژه را پوشش داده‌ایم، وقت آن است که نگاهی به ابزارها و تکنیک‌­هایی بیندازیم که مدیران پروژه می‌­توانند برای برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل از آن­‌ها استفاده کنند.

مراحل اجرای پروژه: چگونه یک پروژه را گام به گام مدیریت کنیم؟

در بالا، ما پنج مرحله از چرخه حیات مدیریت پروژه را شناسایی و بررسی کردیم. اکنون زمان آن است که از این اطلاعات در عمل استفاده کنیم. در این بخش از مقاله، ما قصد داریم هر مرحله را با مراحل عملی که نحوه مدیریت یک پروژه را مشخص می‌کند، تجزیه و تحلیل کنیم.

1- شروع پروژه

این مرحله از پروژه شروعی است که در آن مدیر پروژه باید ثابت کند که پروژه دارای ارزش است و از طریق یک سری اسناد مدیریت پروژه قابل اجرا است.

• پرونده تجاری: یک پرونده تجاری نیاز به پروژه، اهداف پروژه و بازگشت سرمایه را توجیه می‌کند.
• مطالعه امکان سنجی: یک مطالعه امکان سنجی ثابت می‌­کند که پروژه می‌­تواند در زمان و هزینه معقول اجرا شود.
• منشور پروژه: منشور پروژه آن‌چه را که پروژه قرار است تحویل دهد، بیان می‌کند.
• جمع آوری تیم پروژه: برای اجرای هر پروژه به منابع نیاز است. قبل از این‌که بتوان یک برنامه زمان‌بندی پروژه تهیه کرد، لازم است یک تیم پروژه ایجاد گردد. که این تیم شامل ایجاد شرح شغل، نقش­‌ها و مسئولیت­‌ها می‌­باشد. تمام این اطلاعات را می­توان بعداً به عنوان مزایای تیم لحاظ کرد.
• راه اندازی دفتر مدیریت پروژه (PMO): دفتر مدیریت پروژه معمولاً یک فضای فیزیکی است که برای مدیر پروژه و کارکنان پشتیبانی تنظیم شده است. بنابراین زیرساخت­‌های دفتر مدیریت پروژه شامل داشتن نرم افزار مدیریت پروژه و هرگونه تجهیزات مورد نیاز می‌­باشد.
• دستور کار جلسه آغازین: این مرحله از مدیریت پروژه در جلسه آغازین پروژه به اوج خود می‌رسد، جایی که تیم پروژه و ذینفعان پروژه گرد هم می‌­آیند تا در مورد اهداف پروژه، محدوده و جدول زمانی توافق کنند.

2- برنامه‌ریزی پروژه

هدف مرحله برنامه‌ریزی پروژه ایجاد طرح پروژه است که نحوه مدیریت هر حوزه مدیریت پروژه در مرحله اجرای پروژه را پوشش می‌­دهد.

در ادامه به مروری سریع از مهم‌ترین اجزای یک طرح پروژه می‌­پردازیم. همانطور که مشاهده می‌­کنید، برخی از آن‌ها برنامه‌­های اجرایی کم اهمیت‌­تری برای مدیریت مناطق خاص هستند.

• برنامه زمان‌بندی اجرای پروژه: برنامه زمان‌بندی پروژه یک جدول زمانی برای اجرای وظایف و تخصیص منابع تعریف می‌­کند. مدیران پروژه لازم است به طور مداوم برنامه زمان‌بندی پروژه را با ابزارهای مدیریت وظایف و ردیابی زمان نظارت کنند.
• بودجه پروژه: بودجه پروژه مجموع تمام هزینه‌­های برآورد شده پروژه است که لازم است مدیران پروژه هزینه‌­ها را کنترل کنند تا از بودجه تعیین شده تجاوز نکنند.
• ساختار تفکیک کار :(WBS) یک ابزار برنامه‌ریزی پروژه است که به مدیران پروژه این امکان را می‌­دهد تا تمام فعالیت‌­ها، نقاط عطف و خروجی‌ها را در محدوده پروژه خود تجسم کرده و آن‌ها را اولویت‌بندی کنند.
• از عهده بر آمدن طرح مدیریت: بیان می­‌کند که چگونه محدوده پروژه شما در طول پروژه کنترل می­‌گردد تا از خزش دامنه جلوگیری کند.
• طرح مدیریت ریسک: شامل یک ریسک ثبت شده است که در آن تمام ریسک‌های بالقوه همراه با مالک ریسک و استراتژی‌های کاهش ریسک که برای هر یک از آن‌ها اجرا می‌گردد، فهرست شده است.
• برنامه مدیریت منابع: نحوه به دست آوردن، تخصیص و مدیریت منابع شما در طول پروژه را نیز شرح می‌­دهد.
• طرح مدیریت ذینفعان: همه ذینفعان پروژه را شناسایی می‌­کند، آن‌ها را اولویت‌بندی می‌­کند و کانال‌های ارتباطی و استراتژی­‌های حل تعارض مورد استفاده را توضیح می‌­دهد.

مدیران پروژه اغلب طرح پروژه خود را با استفاده از یک نرم‌افزار نمودار گانت ارائه می‌­دهند. ک این نرم‌افزار نمایشی بصری از کل زمان‌بندی پروژه و محدوده پروژه را نیز ارائه می‌­دهد. برخی از نمودارهای گانت به طور خودکار فعالیت­‌های مسیر حیاتی را شناسایی می‌­کنند.

3- اجرای پروژه

مرحله سوم مدیریت پروژه، اجرای پروژه است. اجرای پروژه زمانی است که وظایف و نقاط عطف موجود در طرح پروژه برای دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه بررسی می‌­گردد.

مرحله اجرای پروژه زمانی است که مدیران پروژه باید بر تمام حوزه‌­های دانش مدیریت پروژه نظارت داشته باشند.

• مدیریت وظایف: لازم است مدیران پروژه و اعضای تیم وظایف خود را مدیریت کنند. این وظایف شامل نظارت و گزارش پروژه است تا مطمئن شوید که کار در چارچوب زمانی برنامه‌ریزی شده اجرا می‌­شود. لیست وظایف و تابلوهای کانبان دو ابزار محبوب برای مدیریت وظایف هستند.
• مدیریت زمانبندی: هنگامی که یک برنامه زمانی ایجاد شد، باید از طریق اجرای پروژه نظارت شود تا مطمئن شوید که در مسیر خود باقی می‌­ماند. مدیریت برنامه مناسب، مسیری را برای حفظ پیشرفت کار، اهداف، اولویت‌ها و موارد ضروری با برنامه ترسیم می‌­کند.
• مدیریت هزینه: همانطور که یک برنامه، برنامه‌ریزی شده است، بودجه پروژه نیز برنامه‌ریزی شده است، اما این بدان معنا نیست که کار تمام شده است. همان‌طور که هر کسی که کیف پول دارد می‌­داند پول تمایل به ناپدید شدن دارد، لازم است هزینه­‌های پروژه نیز کنترل شوند تا در حد بودجه توافق شده باقی بمانند.
• مدیریت کیفیت: محصولات تحویلی باید به موقع و در حد بودجه تولید شوند، اما اگر کیفیت پایین باشد، پروژه موفق نخواهد بود. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که معیارهای موفقیت و الزامات کیفیتی که توسط ذینفعان پروژه تعیین شده است، رعایت می‌­شود.

• مدیریت تغییر: به طور کلی، مدیریت تغییر، فرآیندی برای بهبود فرآیندهای تجاری، تخصیص بودجه و عملیات در یک سازمان است. با این حال، هنگامی که برای مدیریت پروژه اعمال می­‌شود، تمرکز به خود پروژه و کنترل تغییرات در محدوده در مرحله اجرا محدود می‌­شود.
• مدیریت تدارکات: پروژه­‌های کمی هستند که می‌توان آن‌­ها را بدون نیاز به خرید، اجاره یا قرارداد با منابع خارجی انجام داد. به این فرآیند تدارکات نیز گفته می‌­شود. مدیریت تدارکات نیز همانند مدیریت روابط با فروشندگان و تامین‌کنندگان است.
• مدیریت منابع: منابع پروژه هر چیزی است که برای انجام پروژه لازم است. مدیریت منابع شامل مدیریت تیم، تجهیزات، مواد و غیره می‌­باشد. برنامه‌ریزی منابع نیز شامل نقش‌­ها و مسئولیت­‌های تیم، آن‌چه که آن‌ها نیاز دارند و محل کارشان است.
• همکاری تیمی: هنگامی که اجرای پروژه آغاز می‌شود، برنامه‌ریزی راه را هدایت می‌کند، اما اعضای تیم باید ابزارهایی نیز برای همکاری با یکدیگر داشته باشند تا بتوانند در ارتباطات نزدیک با یکدیگر بمانند. همکاری تیمی را می‌توان با تمرینات تیم‌سازی و ابزارهایی که اعضای تیم را به هم متصل می‌کند تسهیل کرد (چه آن‌ها در یک دفتر باشند یا از راه دور کار کنند).

در طول مسیر، مدیر پروژه، منابع را مجدداً تخصیص می‌دهد یا زمان و محدوده مورد نیاز را برای ادامه کار تیم تنظیم می‌کند. علاوه بر این، آن‌ها خطرات را شناسایی و کاهش می‌دهند، با مشکلات برخورد می‌کنند و هر گونه تغییری را در خود جای می‌دهند. برای مثال انتخاب روش ساخت یک قطعه صنعتی روش ساخت می‌تواند موجب کاهش هزینه و افزایش کیفیت خروجی پروژه شود.

4- نظارت و کنترل پروژه

مرحله چهارم مدیریت پروژه، نظارت و کنترل پروژه، همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می‌­شود. این فرآیند شامل نظارت بر پیشرفت و عملکرد پروژه است تا این اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه و در حد بودجه باقی می‌­ماند. در این فرآیند روش‌های کنترل کیفیت برای تضمین کیفیت اعمال می‌­شود.

گزارش نیز بخش مهمی از این مرحله در مدیریت پروژه است. گزارش به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا پیشرفت را دنبال کنند و داده­‌هایی را برای ذینفعان در طول پروژه ارائه دهند، تا آن‌ها را در جریان پروژه قرار دهد. گزارش‌های مدیریت پروژه مختلفی مانند وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، تخصیص و گزارش هزینه وجود دارد.

5- تکمیل پروژه

پنجمین مرحله مدیریت پروژه، تکمیل پروژه است، که در آن تحویل نهایی پروژه به ذینفعان ارائه می‌شود. پس از تایید پروژه، منابع آزاد می‌­شوند و اسناد تکمیل و امضا می‌­گردند.

برخی از مراحل اصلی اجرای پروژه این مرحله:

• انتقال کالاهای تحویلی: این کاردر مورد تولید یک محصول نهایی است ونشان‌دهنده پایان اجرای پروژه و آغاز بسته شدن پروژه است. بنابراین، مطمئن شوید که تمام محصولات قابل تحویل پروژه شناسایی، تکمیل و به بخش مناسب تحویل داده شده‌اند.
• تایید تکمیل پروژه: در این مرحله تایید همه ذینفعان، مشتریان، حتی تیم پروژه مورد نیاز است. این تایید به معنی امضای پروژه است، بنابراین هیچ سردرگمی و درخواست تغییر لحظه آخری وجود ندارد.
• بررسی مستندات: معمولاً مدیر پروژه مسئول بررسی تمام قراردادها و اسناد است تا مطمئن شود همه چیز خوب بوده و امضا شده است.
• منابع انتشار: قبل از تکمیل یک پروژه، تیم، کارگران قراردادی، اجاره­‌ها و غیره باید به طور رسمی آزاد شوند. فرآیندی را برای اطلاع‌رسانی و اطمینان از پرداخت هزینه به همه در نظر بگیرید.
• کالبدشکافی پروژه را انجام دهید: کالبدشکافی پروژه زمانی است که پروژه تمام شده است و پروژه جهت یادداشت کردن فرآیند انجام شده و آن چیزی که انجام نشده است، مورد تجزیه و تحلیل قرار می­‌گیرد. این یک راه‌حل عالی برای تکرار موفقیت­‌ها و ترمیم اشتباهات برای پروژه بعدی است. جشن گرفتن با تیم را فراموش نکنید! آن‌ها سزاوار آن هستند.

اکنون که با چرخه حیات مدیریت پروژه آشنا شدیم، در ادامه قصد داریم نیم نگاهی به برخی از رویکردهای مدیریت پروژه بیندازیم.

روش‌های مدیریت پروژه

در طول سال‌های گذشته، بسیاری از روش‌های مدیریت پروژه برای تطبیق با نیازهای صنایع مختلف توسعه یافته‌اند. برخی از روش‌­ها یا رویکردهای مدیریت پروژه، برای پروژه­‌های خاص بهترین عملکرد و کارایی را دارند.

روش­‌های اصلی مراحل اجرای پروژه

مدیریت پروژه آبشار: یک رویکرد مدیریت پروژه خطی است که در آن نیازهای ذینفعان در ابتدای پروژه جمع آوری می‌گردد و سپس یک طرح پروژه متوالی ایجاد می‌شود.

• مدیریت پروژه چابک: یک رویکرد مدیریت پروژه تکراری است که از یک طرح پروژه سفت و سخت پیروی نمی­‌کند، بلکه از سرعت­‌های کوتاه در پروژه به نام سرعت­‌های چابک پیروی می‌­کند.
• مدیریت پروژه اسکرام: یک چارچوب چابک که برای توسعه محصول و نرم افزار بسیار محبوب است.
• مدیریت پروژه ناب (یا تولید ناب): این تکنیک برای بهبود فرآیندهای تولید ابداع شد و در طول سال‌های گذشته به یک روش بسیار مهم مدیریت پروژه تبدیل شد.
• روش کانبان: کانبان یک رویکرد مدیریت پروژه پرکاربرد است که شامل مدیریت پروژه از طریق تابلوها و کارت­‌های تصویری است. تابلوهای کانبان توسط تیم­‌های چابک و اسکرام استفاده می‌­شوند.
• شش سیگما: درست مانند کانبان یا تولید ناب، شش سیگما مجموعه­‌ای از ابزارها و تکنیک­‌هایی است که برای بهبود فرآیندهای تولید ایجاد شد و بعداً به یک رویکرد مدیریت پروژه تبدیل شد.
• روش مسیر بحرانی (CPM): روش مسیر بحرانی یک تکنیک زمان‌‌بندی پروژه است که به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا مدت زمان پروژه را تخمین بزنند، وابستگی‌های پروژه، فعالیت‌های حیاتی و شناور را شناسایی کنند.
• مدیریت پروژه زنجیره بحرانی: یک رویکرد مدیریت پروژه است که بر اساس تئوری محدودیت‌ها است و از مدیریت منابع به عنوان راه اصلی برای اجرای موثر پروژه­‌ها استفاده می­کند.

: محبوب‌ترین متدولوژی مدیریت پروژه در بریتانیا، استرالیا و کشورهای اروپایی است. PRINCE2 بسیار شبیه به مجموعه دانش مدیریت پروژه از PMI است زیرا تعاریف و بهترین شیوه­‌ها را برای مدیران پروژه ارائه می‌­دهد.